文件整理：归档文件整理的基本方法和整理过程中应注意的问题

　　第一归档文件整理的基本方法和整理过程中应注意的问题

　　１、归档文件：就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如说：请示与批复；在复文发出或收到后，在文书处理上就等于办理完毕；一份通知收到后，经过相关人员传阅后，也算办理完毕。办理完毕后就可以归档了，这就是体现了随办随归；调整了归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办事完毕的文件能够直接进入档案整理环节，"随办随归"从而使归档文件变成一项日常工作。

　　２、归档文件整理：

　　目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。今天我们主要介绍文件级整理方法。

　　大家都知道，用传统方法立卷时"卷"是文件整理和保管的最小单位。

　　文件级整理方法，就是将小档文件以"件"为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　件的定义：件是指归档文件整理单位。

　　文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序；即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、归档范围、排文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。

　　归档文件整理时段划分：2002年以前文书档案保管是按"卷"为单位，2002年以后包括2002年按"件"为单位。2007年以前保管期限是永久、长期、短期。2007年以后包括2007年的保管期限是永久、30年、10年。所以大家要把这个时段划分搞清楚。

　　３、整理的基本原则；概括为，一是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；二是区分不同价值，便于保管和利用。

　　（1）具体操作上，就是在分类时，将归档文件按照不同年度、不同机构（问题）在形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系；在同一年度，同一保管期限，同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。

　　（2）区分不同价值：就是说不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。

　　（3）便于保管利用：这是归档文件整理的基本原则；也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。《归档文件整理规则》推行文件级整理，正是新形势下对这一原则的合理发挥。

　　４．归档文件质量要求；归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

　　对有请示缺批复的处理

　　①有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拔经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔、添置手续；办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提供批复复印件与会计凭证一并归档。二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回后留存。对此应要回原件归档。

　　②电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办理，即成事实。此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。

　　③直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。

　　④一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。

　　⑤未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。

　　５、 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　6、文件材料的收集

　　就是将分散在业务部门、领导或有关人员手中的文件收集起来，（包括上级下发的，同级和不相隶属机关送来的，下级机关报送的）具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。

　　文件材料收集的几个难点：

　　（1）领导手中的文件；

　　（2）人事、财会、保卫等部门的文件；

　　（3）"帐外文件"；

　　"账外文件"：指未经发文登记和打印、编号的文件。

　　1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话，发言以会议上印发本单位的典型材料。

　　2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。

　　3）上级机关批转，转发本机关的文件。

　　4）上级机关领导视察，检查本机关，本系统工作时的指示、讲话、题词等材料。

　　5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、工会会议、党组（党委、总支、支部）会，行政组织（如局长）办公会，工作会议，专题会等形成的会议记录、纪要、简报，领导人讲话稿及文件材料。以及领导班子民主生活会报告（一年两次）。

　　6）机关各种基础系统年报表和材料。

　　如：党员统计年报表。

　　团员统计年报表。

　　干部统计年报表。

　　离（退）休干部统计年报表。

　　公务员统计年报表。

　　机构编制，人事年报表。

　　党内统计年报表。

　　工资统计年报表。

　　劳动情况统计年报表。

　　国有资产统计年报表。

　　财务决算报表。

　　纪检监察案件统计报表。

　　审计结论统计报表。

　　7）机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定与劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。

　　8）报刊上反映本机关活动的文章；

　　7、确立归档和不归档范围。

　　（1）应归档的上级机关的文件材料，（就是针对本机关的人和事，法律、法规应贯彻执法的文件材料）。

　　（2）应归档的本机关的文件材料。（就是本机关形成的文件材料）

　　（3）应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料。（就是与本机关需要执行的法规性文件；与本机关有联系，协商工作的文件）

　　（4）应归档的下级机关的文件材料（重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计年报、财务预决算、重要的科技文件材料和法规性备案文件）。除以上归档文件材料外，不归档文件材料应造目录进行销毁。在销毁时必须分管领导签字并有监销人在场销毁。

　　8、归档文件的整理单位：

　　大家都知道整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，'正文与附件为一件，原件与复件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等都按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，来文与复文（请示与批复）四川省统一规定为各为一件。

　　9、装订：

　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；计算机及其网络环境中形成的文件。若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；（大家应注意的是发文稿纸；领导签字后，必须加盖单位公章），正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；有文件处理单位的来文，文件处理单在前，正文在后；（这里应注意文件处理单，领导传阅后，必须签字把名字写齐全，不能写张、李、王等字）。

　　方式与用材的选择：应归档的文件，可根据件内文件的厚薄而定，文件较薄的全县统一（三页以内含三页用粘贴），可采用无粮浆糊等方式粘贴文件左上角，件内文件较厚的，用原来三孔一线的装订方式，装订时按1：8：6：的尺寸，以文件的左侧为装订边进行装订；去掉金属物后文件应取左边和下侧对齐，线两头分别留线背后打死结。

　　10、划分保管期限：

　　按照1987年国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》文书档案保管期分为永久，长期，短期三种，永久为50年以上；长期为16-50年，短期15年以下。2006年12月18日国家档案局第8号令发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》公布施行。此规定是对1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档范围》两个业务文件的修订，文书档案保管期分为永久，定期两种，定期为30年，10年。

　　划分保管期限的基本原则："以自己为主，兼顾上下级"

　　机关单位永久主要有：

　　党内：（1）是机构变动；撤并、成立、换届选举；（2）领导、职工任免、调动、。（3）年度工作计划，总结。（4）县以上表彰的单位或个人、警告以上的处分，（5）局党组民主生活会情况报告、总结、记录（6）会议记录、（7）党内年度统计报表，党团员名册。党、团员组织关系介绍信、存根等。

　　行政：（1）机构撤并，成立、名称更改、人员编制、印章启用和作废等文件材料。（2）领导、职工任免、录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料性 。（3）年度工作计划、总结、（4）县以上表彰本单位和个人、警告以上的处分。（5）本单位土地和财产划拨。（6）人事、编制、统计年度报表，（7）职工名册。（8）其他属本机关业务性的重要文件材料。（9）、会议记录等。

　　书上说的重要的为永久，一般性的为30年，不重要的为10年，是一个比较抽象的概念，也不够全面，个人理解是不一样的。，我认为重要，但你认为不一样。所以："化复杂为简化"。大家要注意，不同年分，不同的单位，产生的文件材料都有所不同，这就要大家结合自己情况，进一步细化。

　　11、分类：

　　分类方法有很多种：我们全县统一为：

　　保管期限——年度分类法

　　例如：

　　永久： 2002、2003、2004……

　　长期： 2002、2003、2004……

　　短期： 2002、2003、2004……

　　永久： 2007、2008、2009……

　　30年： 2007、2008、2009……

　　10年： 2007、2008、2009……

　　分类方案是进行分类工作的依据，因此应保持稳定，以使分类体系有连续性，便于查找利用。

　　确定归档文件所属年度一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。

　　跨年度形成的会议，案件等到文件，归入办结年度。

　　几份文件作为一件时，"件"的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。

　　会议记录以该本最后一次会议记录时间为准。

　　12、排列：

　　归档案文件应在分类方案的最低级类目（就是在同保管期限内，按事由结合时间，重要程度，发文字号等）进行排列。

　　（1）不同保管期限的文件，按永久、30年、10年分别排列。

　　（2）同一保管期限，同一事由（就是同一个问题）的归档文件排列，按文件形成时间先后顺序排列，同一时间的文件再按重要程度排列。不同事由之间，按事由办结时间的先后顺序排列，可以按文件重要程度或发文字号等排列。原则上在排列时要保持相应稳定。

　　（3）会议文件，统计报表，简报等成套性文件一般集中排列在一起。

　　（4）因各种原因未及时整理归档案的零散文件，可以排在同一年度，同一保管期限的所有文件的最后，并将该情况在备考表中加以说明。

　　大家应注意，在排列之前应首先分、党、政，党务在前，行政在后。综合类在前，业务类在后。

　　13、编号：

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同文件归档的可将归档章盖在文件处理单上端的空白位置加盖归档章（应居中），以保持文件原貌，归档章设置项目为：全宗号，年度、问题（或机构），保管期限，室编件号，馆编件号。归档章尺寸为长45mm×宽16mm分为六格。

　　（1）全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的暂时不填。

　　（2）年度：文件形成年度，以四位数阿拉伯数字标注：如：2010，（不能填年，如2011年或11）

　　（3）保管期限：归档文件保管期限统一用"Y""30""10"标识，永久是Y，

　　（4）问题（机构）：全县统一不填。

　　（5）室编件号：在同一年度内，区分不同保管期，再按文件排列的顺序采用阿拉伯数字分别从"1"开始逐件编号，不同归档年度的文件不能混合编号：

　　2004、永久、1---

　　2005、永久、1---

　　2004、长期、1---

　　2005、长期、1---

　　2004、短期、1---

　　2005、短期、1---

　　2007、 永久、1---

　　2008、永久、1---、

　　2007、30年、1---、 2008、30年、1---

　　2007、10年、1---、 2008、10年、1---

　　（6）馆编件号：暂不填写，档案移交进馆后由档案室馆填写。

　　14、编目：

　　归档文件必须依据分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　（一）归档文件应逐件编目，归档文件目录设置件号，责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　1、件号：填写室编件号。

　　2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关，它可以是一个或几个机关，一个或几个人。

　　（1）责任者应填写全称或规范化简称，不能使用"本委""本局"等含义不明。

　　（2）联合发文机关的文件一般应将所有责任者照抄录，责任者过多时可适当省略（填写三至四个），但立档单位本身是责任者的必须填写（就是发文字号的单位）。被省略的责任者使用"[等]"表示。

　　（3）名义上属于个人作者的领导讲话，个人事迹介绍等文件材料，填写个人姓名，必要时在姓名后加上本人的职务，职称或其他身份，并用"（）"号括起。

　　3、文号：填写文件时不能省略其中任何一项。必须写全称，

　　不能写（2005）35号。

　　4、题名：填写文件的标题；

　　题名分三部份组成，责任者+问题+名称。

　 名称

　　（1）当文件没有提名的，或提名含义不清，不能体现文件的内容，应重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题外加上[ ]号。

　　如：珙县组织部关于李**等同志任职的通知，在标题上就没有明确单位领导的任职。但文件中有你单位张**同志任局长，所以应在标准后[含张**同志任局长]。

　　（2）统一制发的统计年报表。填写时要有针对性的修改。

　　如：《宜宾市行政企事业单位干部统计表》填表单位是珙县农业局，应填为"[珙县农业局干部统计表]"

　　（3）正文与附件为一件时，一般用正文题名作为件题名，但是正文是一些原则性的话语，而附件是具体条款，这时附件的题名应同时抄录；外加"（）"。

　　（4）简报，信息的填写；简报信息的期数不是文号，不能填写在文号栏。

　　5、日期：填写文件的形成时间（落款时间）以8位阿拉伯数字标准年月日。

　　如:2005年2月13日，填写为 20050213

　　如只有年度没有月日，则以"0"补充完整。

　　6、页数：每件归档文件的总页数，计算页数时以文件有图文的页面为一页，空白不计，一页两面都是有图文的计算2页；大张的统计表折叠后，仍按未折叠前的图文页面数计算页数。页数用阿拉伯数字填写（填写在归档文件目录内，不填写在文件上）。

　　7、备注：注解文件需说明的情况。

　　归档文件目录用A4纸，分年度，分保管期限打印成册并编制封面装订。封面设置：

　　全宗名称：填写单位全称、年度用阿拉伯数字，保管期限分别是永久、30年、10年，每年三张封面。封面上的归档文件目录，用宋体小二字。

　　9、目录排列，按保管期限分别排列，用三个文件夹。

　　永久：2002 2003 2004

　　长期：2002