文件整理规范

　　《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。

　　第二节 整理原则

　　归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2、区分不同价值。3、便于保管利用。

　　第三节 归档文件整理程序

　　归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。

　　一、分类

　　分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。

　　1、确定分类方法

　　①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。此分类方法适用较大的单位。

　　②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

　　③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。

　　2、编制分类方案

　　在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。但学校档案，业务管理类为教学管理。事业单位档案，业务管理类为经营管理。其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。

　　二、确定整理单位

　　归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。即一般以每份文件为1件。

　　针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”

　　1、正本与定稿；

　　2、正本与附件。当附件较多，为独立文本时，自行为一件。

　　3、正文与文件处理单；

　　4、转发文与被转发文；

　　5、原件与复制件；

　　6、复文与来文。上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；

　　7、不同文字的同一文本；

　　8、同一个人的人事调动的各种介绍信；

　　9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；

　　10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；

　　三、装订

　　装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。

　　（一）确定装订方法

　　1、归档文件确定以“件”为装订单位，逐件进行文件级装订的方法，即凡是整理单位明确“为一件”的文件应装订在一起。

　　2、明确“为一件”的各组归档文件，装订时其排序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；正文与文件处理单：正文在最前面，文件处理单在最后；若文件处理单上有领导的重要批示等，文件处理单应放在最前面；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；复文在前，请示在后；中文本在前，其他文字本在后。

　　3、归档文件的保管期限短期的，装订的方式不作要求。装订是可以不拆除原装订物，直接按卷装订，或按件装盒。

　　（二）装订的用品

　　1、归档文件逐件装订的用品，应选择国家档案局推荐认可的、质量符合档案保护要求的、适宜永久保存的不锈钢夹。

　　2、针对归档文件“件”内页数只有两、三页纸的，暂时可以采取在文件的左上角处粘一些胶水的办法进行装订。

　　3、针对归档文件“件”内页数较多，超过不锈钢夹限制的页数时，暂时可以采取“三孔一线”的装订方法。

　　（三）装订前归档文件的取齐方式和纸幅要求

　　1、装订前，“件”内各页文件的取齐方式，采取左侧装订时，按左、下侧对齐。

　　2、装订时，归档文件纸张幅面的规格为A4型和16开型两种。档案盒尺寸是按照A4型的规格设计制作的。因此，实际工作中，如果归档文件的纸幅不符合上述两种规格，为方便将来文件装盒、利用，需按A4型进行修整。

　　①同“件”内的各页文件，有A4型和16开型时，只要不影响侧面装订，可不作修整，左、下侧取齐即可。

　　②超大型大纸张，如报表等，其修整方法，以A4纸张为标准，按取齐右、下侧的方式进行折叠，但要注意尽量注意折叠次数，同时折痕处应尽量位于字迹之外，文件页数多时，宜采取单张折叠。

　　③超小纸张，如介绍信等，其修整方法，以A4纸张为衬托，按取齐右、下侧的方式进行粘贴。

　　（四）装订前归档文件的质量要求

　　1、每件文件要完整、齐全、页数要全，排序要正确。

　　2、文件的字迹材料必须是耐久的或者比较耐久的碳素墨水、黑色油墨、彩色油墨、蓝黑墨水、印泥、激光打印、油（胶）印。

　　3、对不符合上述字迹材料要求的其保管期限又定为永久、长期保存的归档文件，装订前应进行复制，并将复制件与原件作为一件归档。

　　4、复制件的制作方法有复印机的复制件和手工眷写的抄件等。采取复印机制作复制件，最好采用单面复制，复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，以免粘连。

　　5、凡是采用电脑喷墨打印、色带打印的文件，不宜永久、长期保存，必须进行复制后才能归档。

　　6、底稿的归档要求，一般有正文的文件都应有一份底稿一并归档，确无底稿时，也需在正文后附一份文件签发单，与正文作为一件归档。

　　7、针对破损的文件，应进行修裱，修补。

　　8、装订前，应去除易锈蚀的金属物，如订书钉，大头针等。

　　四、排列

　　归档文件的排列是指分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等方法，确定归档文件先后次序的过程。

　　1、归档文件的排列强调“事由原则”

　　“事由原则”指在分类方案的最低一级类目内，同一事由的相关文件应当排列在一起。

　　2、事由的界定

　　“事由”是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，如张三的任免通知等。是一个比较小的概念。

　　3、排列的方法

　　①先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起。

　　②再将同一事由的文件在分类方案的最低一级类目内分开。

　　③在同一最低一级类目中，尽可能将同一属性的不同事由文件进行集中排列，如同属于人事任免属性的不同事由---不同人的任免文件尽可能集中放在一起。

　　4、同一事由的归档文件的排列方法

　　可以按文件形成时间的先后顺序排列，或者按文件的重要程度排列。

　　5、不同事由的归档文件的排列方法

　　① 按事由具有的共同属性分别集中排列。

　　②按不同事由形成时间的先后顺序排列，即“随办随归”。③按不同事由的重要程序进行排列。

　　6、划定为长期的归档文件的排列方法

　　五、编号

　　编号包括编制件号、加盖归档章和编制每件的页号三项工作。

　　编页号是以确定为一件的归档文件为编号单位，对每件各页号码的编制。

　　1、页号使用铅笔编号，页号编在文件的右上角。

　　2、编页号，以文件中有图文的页面为一页，空白页不计，两面有字的两面编号。

　　3、印刷件，能利用原页号的可不再编号，只有其底稿接着编号。

　　六、装盒

　　装档案盒、填写档案盒背脊、填写备考表。

　　七、编目

　　八、编目包括编制归档文件目录、编写整理说明、档案目录夹的填写和装订三项工作。

　　编制归档文件目录

　　归档文件的编目即指编制归档文件目录，它以装入档案盒的归档文件数量为基础，或者以同一年度同一类的归档文件数量为基础，进行目录的编制。

　　归档文件目录各项目及其填写方法和要求：

　　1、档号：归档文件整理和保管的代号。由全宗号（342）+保管期限+年度+问题组成，各号间用“——”相隔，即全宗号—保管期限—年度—问题。

　　①档号填写在归档文件目录框的右上侧。全宗号：以阿拉伯数字标注。

　　②保管期限：用“永久”、“长期”、“短期”汉字标注，也可用“Y”、“C”、“D”代码标注。

　　③年度：用四位阿拉伯数字标注。

　　④问题：按立档单位分类方案的最低一级类目的汉字标注。

　　2、件号：指室编件号，以阿拉伯数字1、2、3……表示。

　　3、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时要求：

　　①一般应使用全称或者通用简称。如“怀化职业技术学院”可称为“怀化职院”，不能使用“本院”等简称。

　　②责任者应为文件发文者面不是执行者。

　　③联合发文时，一般应将所有责任者照实抄录；责任者过多时可适当省略，但立档单位的责任者必须抄录。

　　④内部文件无责任者的“白头文件”，应根据文件内容、形式等特征加以考证填写。

　　⑤在“请示”等形式的来文上直接批示的文件，其责任者的填写，坚持“以我为主”的原则，责任者填写立档单位；如果是重要的事件，责任者也可填写批示的单位或个人。

　　⑥一个人的调动介绍信之类，统一“为一件”时，其责任者填写排放在最前面一件的责任者。

　　4、文号：文件的发文字号，填写时要求将文件上的字号照实抄录，即一般由机关代字、年度、顺序号等组成，三项都不能省略。如怀职院行字[2006]12号，即怀化职业技术学院2006年第12号文件。

　　5、题名：文件的标题。完整的题名由责任者、问题、文种三个部分组成，一般填写时文件标题应照实抄录。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号

　　①题名中包含了责任者的，不论有几个，即使前面责任者项中已填写了，仍要照实抄录，

　　②正题名与副题名：有的文件有副题名或并列题名，即标题中破折号或冒号后面的部分。此类要照实抄录，它是对正标题进行解释说明的。

　　③会议记录：如果是全年作为一件的，题名可为“[××单位××××年××会议记录]”题名为会议议题内的内容，题名可不加[]。

　　④在“请示”等形式的来文上直接批示的文件，填写题名时，先把正文标题照实抄录，再在后面加[]，把批示的内容拟标题填写进去；或者以“责任者”填写为准，其文件标题填写在前，再在后面加[]，把未填的内容填写进去。

　　⑤几份文件作为一件的，如：转发文与被转发文、复文与来文等，填写题名时，先填写排在前面的正文标题，再在后面加[]，把被转发文、来文等的标题填写进去。

　　⑥人事任免的文件，填写题名时，如果立档单位为任免通知制发单位，先把文件原标题照实抄录，再在后面加[]，把文件上任免人员的名单全部照实抄录到题名内，如果是上级任免立档单位某一个人或某几个人时，则是先把文件原标题照实抄录，再在后面加[]，把立档单位相关的人员名单填写进去。

　　⑦介绍信：立档单位有以一个人调动的一系列介绍信存根作为一件时，先填写衬贴在最前面的标题，再加[]，将衬贴在后面的作者与标题填写进去。

　　组织、人事、工委等部门开据的有关人事介绍信存根，以件为单位，先照实抄录介绍信存根名称，再把包括的全部人名填在其后。

　　⑧简报：一般要求先填写简报名称和期数，再加[]，把主要内容标题填写进去。

　　2006

　　0101

　　6、日期：文件的制发日期，填写时应以八位数字标注年、月、日，并分两行填写。如2006年1月1日即填写成

　　①几份文件作为一件时，判定“件”的日期，以装订在最前面的文件日期为准。

　　2005

　　0105

　　1220

　　②会议记录以全年为一件的，填写第一次会议和最后一次会议的起止日期。如2005年1月5日至12月20日即填写成

　　③组织、人事、工委等部门开据的介绍信存根以自然册为一件的，填写本册第一个人和最后一个人的起止日期。

　　7、页数：每件文件（含文件处理单、正文与底稿）的页数。

　　8、备注：注释文件需要说明的情况。