文件整理方法

　　归档文件整理方法

　　今天讲的归档整理方法主要针对机关、事业单位，企业和科技事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类归档文件材料的整理工作，可参照执行。

　　第一节 归档文件整理工作概述

　　归档文件整理工作是档案工作的重要组成部分。各单位档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶段。

　　一、归档文件

　　归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　二、归档文件整理

　　归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　三、归档文件整理原则

　　归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　四、归档文件整理方法

　　目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。今天，我们主要讲文件级整理方法。

　　大家都知道，在用传统方法立卷时，“卷”是文件整理和保管的最小单位。

　　文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　件的定义：件是指归档文件的整理单位。

　　1、一般情况下每份（单份）文件为一件。

　　2、文件正本与定稿为一件。

　　3、正文和附件为一件。

　　4、原件与复印件为一件。

　　5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。

　　6、转发与被转发件为一件。

　　7、正文与文件处理单为一件。