归档文件整理规则

　　归档文件整理规则DA／T22-2015

　　前 言

　　本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。

　　本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：

　　——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；

　　——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；

　　——调整归档文件分类方法；

　　——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；

　　——增加归档文件档号结构和编制要求；

　　——将室编件号、馆编件号统一为件号；

　　——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

　　本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。

　　本标准由国家档案局提出并归口。

　　本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

　　本标准主要起草人：许卿卿 丁德胜 张会琴 张红 吴惠敏 刘峰 王勤 宋涌

　　本标准于2000年12月6日首次发布。

　　归档文件整理规则

　　1 范围

　　本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

　　本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他

　　特殊规定的，从其规定。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

　　GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

　　DA/T 1-2000 档案工作基本术语

　　DA/T 13-1994 档号编制规则

　　DA/T 25-2000 档案修裱技术规范

　　DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

　　3 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

　　3.1

　　归档文件 archival document(s)

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

　　3.2

　　整理 arrangement

　　将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

　　3.3

　　件 item

　　归档文件的整理单位。

　　3.4

　　档号 archival code

　　在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

　　4 整理原则

　　4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　　4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

　　4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

　　5 一般要求

　　5.1 组件（件的组织）

　　5.1.1 件的构成

　　归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　5.1.2 件内文件排序

　　归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　5.2 分类

　　5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

　　5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

　　a）按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

　　b）按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

　　c）按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

　　5.3 排列

　　5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

　　5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

　　5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 编号

　　5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯

　　一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

　　上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“?”隔开。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。

　　5.4.3 档号按照以下要求编制：

　　a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。

　　b）档案门类代码?年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

　　d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

　　e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

　　5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。

　　5.5 编目

　　5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

　　5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　a）序号：填写归档文件顺序号。

　　b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。

　　c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

　　d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

　　f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

　　g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

　　h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

　　i）备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。

　　5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

　　6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

　　6.1 修整

　　6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

　　6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

　　6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　6.2 装订

　　6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

　　6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

　　6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照

　　6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.3 编页

　　6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

　　6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

　　6.4 装盒

　　将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　6.4.1 档案盒

　　6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。

　　6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

　　6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

　　6.4.2 备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

　　a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　c）整理日期：归档文件整理完成日期。

　　d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

　　e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

　　6.5 排架

　　6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　6.5.2 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，

　　每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

　　6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

　　7 归档电子文件的整理要求

　　7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。

　　7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

　　7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。原文地址：归档文件整理规则DA／T22-2015

　　前 言

　　本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。

　　本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：

　　——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；

　　——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；

　　——调整归档文件分类方法；

　　——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；

　　——增加归档文件档号结构和编制要求；

　　——将室编件号、馆编件号统一为件号；

　　——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

　　本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。

　　本标准由国家档案局提出并归口。

　　本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

　　本标准主要起草人：许卿卿 丁德胜 张会琴 张红 吴惠敏 刘峰 王勤 宋涌

　　本标准于2000年12月6日首次发布。

　　归档文件整理规则

　　1 范围

　　本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

　　本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他

　　特殊规定的，从其规定。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

　　GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

　　DA/T 1-2000 档案工作基本术语

　　DA/T 13-1994 档号编制规则

　　DA/T 25-2000 档案修裱技术规范

　　DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

　　3 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

　　3.1

　　归档文件 archival document(s)

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

　　3.2

　　整理 arrangement

　　将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

　　3.3

　　件 item

　　归档文件的整理单位。

　　3.4

　　档号 archival code

　　在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

　　4 整理原则

　　4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　　4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

　　4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

　　5 一般要求

　　5.1 组件（件的组织）

　　5.1.1 件的构成

　　归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　5.1.2 件内文件排序

　　归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　5.2 分类

　　5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

　　5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

　　a）按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

　　b）按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

　　c）按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

　　5.3 排列

　　5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

　　5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

　　5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 编号

　　5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯

　　一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

　　上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“?”隔开。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。

　　5.4.3 档号按照以下要求编制：

　　a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。

　　b）档案门类代码?年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

　　d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

　　e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

　　5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。

　　5.5 编目

　　5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

　　5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　a）序号：填写归档文件顺序号。

　　b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。

　　c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

　　d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

　　f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

　　g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

　　h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

　　i）备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。

　　5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

　　6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

　　6.1 修整

　　6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

　　6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

　　6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　6.2 装订

　　6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

　　6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

　　6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照

　　6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.3 编页

　　6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

　　6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

　　6.4 装盒

　　将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　6.4.1 档案盒

　　6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。

　　6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

　　6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

　　6.4.2 备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

　　a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　c）整理日期：归档文件整理完成日期。

　　d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

　　e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

　　6.5 排架

　　6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　6.5.2 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，

　　每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

　　6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

　　7 归档电子文件的整理要求

　　7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。

　　7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

　　7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。

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　　归档文件整理规则

　　（DA/T22-2000）

　　1 范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

　　2 定义

　　本标准采用下列定义。

　　2.1归档文件

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2.2归档文件整理

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2.3件

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

　　3 整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　4 质量要求

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　　《归档文件整理规则》实施细则 2004-4-5 17:42:00

　　1 范围

　　本细则规定了归档文件整理的原则和方法。

　　本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。

　　2 定义

　　本细则采用下列定义。

　　2．1 归档文件

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2．2 归档文件整理

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2．3 件

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。原件与复制件为一件。转发文与被转发文作为一件。报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。会议记录应以每次会议为一件。

　　3 整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　4 质量要求

　　4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

　　4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　5 整理方法

　　5．1 装订

　　归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的 装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。装订时以文件的左侧为装订边。保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。

　　5．2 分类

　　归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　5．2．1 按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度处理案件形成的文件归入结案年；跨年度办理的文件归入办结年。某项工作时间跨度比较长，形成的文件材料多，也可以分年度归档。

　　几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

　　5 ．2．2 按保管期限分类

　　文件按划定的保管期限分类。

　　5．2．3 按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

　　会议由几个机构承办的，可选择一个主要的承办机构进行归档。

　　5．3 排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由进行排列。分类方案的最低一级类目是指“保管期限”。同一事由内的归档文件，可按文件形成的时间或重要程度进行排列。不同事由的归档文件排列：已采用计算机管理档案的单位，可按不同事由形成时间的先后顺序依次排列；未采用计算机管理档案的单位，应按事由具有的共同属性分别集中排列，以便于手工检索。

　　同一保管期限内的会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　由于特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。

　　5．4 编号

　　归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章(见图A1。图示中“*”号栏为选择项，以下同)并填写相关内容。归档章的加盖时间：各单位应在文件尚未流转、办理前，由文书部门加盖。归档章中的全宗号可直接刻在归档章上。此外，也可将收文章与归档章合二为一。归挡章的颜色为红色，填写归档章时应严格按照项目顺序并使用符合档案保护要求的字迹材料。

　　5．4．1 全宗号：档案馆给立档单位编制的全宗代号：

　　5．4．2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年：如1978。 5．4．3 保管期限：归档文件保管期限的简称“永、长、短”。

　　5．4．4 件号：文件的排列顺序号。

　　件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号由各立档单位编制，编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，有几个类目编几个流水号。馆编件号在档案移交进馆时按照进馆要求标注。

　　5．4．5 机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

　　5．5 编目

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　5．5．1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对发文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。

　　5．5．1．1 件号：填写室编件号。

　　5．5．1．2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时，

　　使用全称或通用简称。

　　5．5．1．3 文号：文件的、发文字号。

　　5．5．1．4 题名：文件标题。文件只有一个题名(正题名)填写时照实抄录：文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录，题名超过60个汉字，必须自拟题名，加“（）”标注。没有标题或标题不规范的，自拟标题，外加“[ ]”号。文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件题名可一并抄录，外加“( )”标注。会议记录应抄录会议议题。会议文件、刊物等成套文件逐一填写归档文件目录，原题名不能概括文件内容的，应自拟题名，加“[ ]”附于原题名后。

　　5．5．1．5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日：如19990909。

　　5．5．1．6 页数：每一件归档文件的总页数：文件中有图文的页面为一页。

　　5．5．1．7 备注：注释文件需说明的情况。

　　5．5．2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

　　5．5．3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录分保管期限装订，各种类别用“口取纸”区分。

　　5．6 装盒

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考项目。

　　5．6．1 档案盒 5．6．1．1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。

　　5．6．1．2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或盒底设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、A4c)。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。进馆前，各机关(单位)档案室为方便日常管理可暂用铅笔填写，也可不编。

　　5．6．1．3 档案盒应采用无酸纸制作。 5．6．2 备考表

　　备考表直接印于档案盒封三，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图A5)。

　　5．6．2．1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　5．6．2．2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

　　5．6．2．3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　5．6．2．4 日期：归档文件整理完毕的日期。

　　福建伊时代信息科技股份有限公司归档文件整理规则

　　1 范围

　　本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

　　本标准适用于本公司对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。如公司有其他特殊规定的，从其规定。 2 规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

　　GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

　　DA/T 1-2000 档案工作基本术语

　　DA/T 13-1994 档号编制规则

　　DA/T 25-2000 档案修裱技术规范

　　DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

　　3 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

　　3.1

　　归档文件 archival document(s)

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

　　3.2

　　整理 arrangement

　　将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

　　3.3

　　件 item

　　归档文件的整理单位。

　　3.4

　　档号 archival code

　　在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

　　4 整理原则

　　4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　　4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

　　4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 5 一般要求

　　5.1 组件（件的组织）

　　5.1.1 件的构成

　　归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；

　　中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　5.1.2 件内文件排序

　　归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　5.2 分类

　　5.2.1 立档时应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

　　5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

　　a）按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

　　b）按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

　　c）按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

　　5.3 排列

　　5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

　　5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

　　5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 编号

　　5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

　　上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　5.4.3 档号按照以下要求编制：

　　a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。

　　b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

　　d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

　　e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

　　5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见 附录A 图A3）。

　　5.5 编目

　　5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

　　5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　a）序号：填写归档文件顺序号。

　　b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。

　　c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

　　d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

　　f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

　　g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

　　h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

　　i）备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。

　　5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设

　　置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。 6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

　　6.1 修整

　　6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

　　6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

　　6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　6.2 装订

　　6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

　　6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用“直角”装订（见附录C 图C1、图C2）或“缝纫机轧边”装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用“不锈钢订书钉”或“浆糊”装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

　　6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.3 编页

　　6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

　　6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

　　6.4 装盒

　　将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　6.4.1 档案盒

　　6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm、60 mm等（见附录D 图D1）。

　　6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

　　6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

　　6.4.2 备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

　　a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　c）整理日期：归档文件整理完成日期。

　　d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

　　6.5 排架

　　6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　6.5.2 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

　　6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

　　7 归档电子文件的整理要求

　　7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。

　　7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、 DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

　　7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。

　　8归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”（见图E1）。主要说明年度文件归档的总数量，不同类别与保管期限归档文件的数量，及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。

　　附录A

　　归档章式样及示例

　　(规范性附录

　　)

　　注：标有“*”号的为选择项，下同。

　　图A1 归档章式样

　　图A2 归档章示例一

　　图A3 归档章示例二

　　附录B

　　归档文件目录式样 (资料性附录

　　)

　　图B1 归档文件目录式样

　　11

　　图B2归档文件目录封面式样

　　附录C

　　（资料性附录）

　　直角装订

　　12

　　图C1 装订方法

　　图C2 装订效果 附录D 档案盒式样 (资料性附录

　　)

　　A=B=C=20,30,40,50,60mm等

　　图D1 档案盒封面式样及规格

　　13

　　14

　　图D2 档案盒盒脊式样 图D3 档案盒底边式样 附录E

　　备考表式样 (资料性附录)

　　15

　　图E1 备考表式样

　　E1 年度归档文件整理说明

　　16

　　17

　　归档文件整理规则

　　DA/T22-2000

　　中华人民共和国国家档案局 2000-12-06批准

　　2001-01-01实施

　　1 范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。?

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

　　2 定义

　　本标准采用下列定义。

　　2.1 归档文件?

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2.2 归档文件整理?

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2.3 件?

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

　　3 整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同

　　价值，便于保管和利用。

　　4 质量要求

　　4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　5 整理方法

　　5.1 装订?

　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　5.2 分类?

　　归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　5.2.1 按年度分类?

　　将文件按其形成年度分类。

　　5.2.2 按保管期限分类?

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3 按机构(问题)分类?

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

　　5.3 排列?

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、

　　重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 编号?

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

　　5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

　　5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

　　5.4.4 件号：文件的排列顺序号。?

　　件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从

　　5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

　　5.5 编目?

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　5.5.1.1 件号：填写室编件号。

　　5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

　　5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加

　　5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

　　5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

　　5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　5.6 装盒?

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

　　5.6.1 档案盒

　　5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。

　　5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

　　5.6.2 备考表?

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

　　5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

　　5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

　　归档文件整理规则

　　DA/T22-2000 国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施

　　1 范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。?

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

　　2 定义

　　本标准采用下列定义。

　　2.1 归档文件?

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2.2 归档文件整理?

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2.3 件?

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

　　3 整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　4 质量要求

　　4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法

　　5.1 装订?

　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　5.2 分类?

　　归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　5.2.1 按年度分类?

　　将文件按其形成年度分类。

　　5.2.2 按保管期限分类?

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3 按机构(问题)分类?

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

　　5.3 排列?

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 编号?

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

　　5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

　　5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

　　5.4.4 件号：文件的排列顺序号。?

　　件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从

　　5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

　　5.5 编目?

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　5.5.1.1 件号：填写室编件号。

　　5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

　　5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加

　　5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

　　5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

　　5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　5.6 装盒?

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

　　5.6.1 档案盒

　　5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。

　　5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

　　5.6.2 备考表?

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

　　5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

　　5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。归档文件整理规则

　　DA/T22-2000 国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施

　　1 范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。?

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

　　2 定义

　　本标准采用下列定义。

　　2.1 归档文件?

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2.2 归档文件整理?

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2.3 件?

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

　　3 整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　4 质量要求

　　4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法

　　5.1 装订?

　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　5.2 分类?

　　归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　5.2.1 按年度分类?

　　将文件按其形成年度分类。

　　5.2.2 按保管期限分类?

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3 按机构(问题)分类?

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

　　5.3 排列?

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 编号?

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

　　5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

　　5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

　　5.4.4 件号：文件的排列顺序号。?

　　件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从

　　5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

　　5.5 编目?

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　5.5.1.1 件号：填写室编件号。

　　5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

　　5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加

　　5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

　　5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

　　5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　5.6 装盒?

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

　　5.6.1 档案盒

　　5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。

　　5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

　　5.6.2 备考表?

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

　　5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

　　5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

　　归档文件的整理规则

　　第一节

　　归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

　　广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，《归档文件整理规则》对这一概念的定义是：“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。

　　归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　第二节 文件归档整理的组织工作

　　归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展，因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督，以确保这项工作能高质高效地完成。

　　文件归档整理的组织工作包括：确定整理环节，重视归档文件的平时积累，建立相关制度，加强整理工作的指导、监督、检查。

　　一、 确定整理环节

　　确定整理环节也就是确定由哪一级机构，由哪些人员来完成文件归档整理工作。一般有3种组织形式：

　　1、集中式：也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。这种形式一般适用于小机关和基层单位。

　　2、分散式：

　　也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。这种形式一般适用于大中型机关单位。

　　3、集中与分散结合式：

　　是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分由业务部门分散整理。此种形式一般适用于中型机关和单位。

　　二、 重视归档文件的平时积累

　　1、严格收发文登记。通过登记，对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐，确保文件的齐全完整。

　　2、及时收集。只要是办理完毕、属归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件，或者按月或季根据收发文登记定期清理。

　　3、严格检查。检查收集的文件是否是办理完毕的，文件材料是否齐全完整，文件材料是否符合归档要求等等。

　　4、随办随归。也就是对收集来的经过检查的零散文件进行装订、盖章、整理等，使之系统化，便于日常查阅，为最终整理归档打好基础。

　　5、妥善管理。是要指定专人、配置装具，对办理完毕经过整理的归档文件材料分类标识、安全保管。 归档文件的整理原则与基本概念

　　三、 建立相关制度

　　为了使归档文件整理工作能顺利开展，并保证其工作质量，各机关必须由机关档案部门结合本单位实际需要建立健全相关的规章制度，并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。这些制度包括《文件材料整理归档制度》、《文件材料归档范围和保管期限表》等十项制度。

　　四、 加强整理工作的指导、监督与检查。

　　机关档案部门在做好保管利用工作的同时，必须认真履行对归档文件材料整理工作的指导、监督和检查的职责。首先要时刻做好宣传，加深人们的认识；其次要深入实际，具体指导，发现问题，及时纠正；最后要认真细致，严把质量检查关。

　　第三节 归档文件价值的鉴定

　　归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个阶段。第一个阶段是对文件价值进行初步判定，看该文件是否有保存价值，确定其是否属于归档范围。第二个阶段是对列入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的“生存期”，提出应保存的年限。

　　一、 档案鉴定工作的原则和标准

　　用历史的、辩证的、全面的、发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值，准确划分档案的保管期限，这是档案鉴定工作的原则。

　　按照职能标准、来源标准、内容标准、形式特征标准来认识和评价档案的价值，可以提高档案鉴定结论的客观性、可靠性和准确性，保证鉴定工作的质量。

　　二、 归档和不归档的范围

　　归档范围就是归档文件整理的范围。为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，国家档案局于1987年12月4日具体规定了《机关文件材料归档和不归档范围》（见《归档文件整理工作指南》）

　　三、档案的保管期限

　　按照1987年国 家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下。专业档案保管期限另行规定。

　　第四节

　　一、归档文件的整理单位

　　立卷改革取消了案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理，从而达到简化概念，简化操作的目的。

　　“件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件的正本与底稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；复制件与原件作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、图册、名册等按本来的装订方式一册或一本为一件；来文与复文可作为一件，也可分别为一件。

　　二、文件的修整

　　文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。 归档文件的整理单位与装订

　　三、文件的装订

　　归档文件材料修整完毕，对它们进行排序后，要使用符合档案保管要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态；同时也可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

　　一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的应将左、下侧对齐。

　　装订方式可采取传统的线装，也可采用不锈钢订书钉、浆糊、胶水粘贴等等。

　　第五节

　　一、归档文件的分类

　　归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等。

　　分类方法也称“分类标准”、“分类特征”或“分类原则”。《归档文件整理规则》中选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。在机关档案室的实际工作中一般是将几种分类方法结合，组成多种复式分类法。如：年度-机构-保管期限分类法，年度-问题-保管期限分类法，年度-保管期限分类法等。

　　分类方案就是在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案室工作的基础，是档案室规范化管理的起点，任何一个档案室都必须具备切合实际的分类方案，并且保持其相对稳定，以使分类体系具有连续性，便于查找利用。

　　按年度-保管期限分类法，分类方案为：

　　2000年：永久、长期、短期

　　2001年：永久、长期、短期

　　二、归档文件的排列

　　归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

　　对归档文件的排列，要遵循“事由原则”。即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。

　　事由的界定有较大的灵活性。事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程序的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。

　　归档文件的排列方法，在坚持“事由原则”的前提下，可以有较大的随意性，具体规定是：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。”

　　排列的实际操作是：先按事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

　　同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列。也可按文件的重要程度排列。

　　不同事由间的归档文件按不同事由形成时间的先后、事由的重要程度以及按责任者、问题等排列。

　　归档文件的分类和排列

　　第六节 归档文件的编号

　　归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

　　编号的目的之一是固定归档文件在全宗中的位置。“编号”是包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称编号项目。

　　编号项目可分为必备项目和选择项目。

　　必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号等。

　　全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

　　年度指归档文件的形成年度。

　　保管期限是指机关文书、业务或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限，分永久、长期、短期3种。

　　件号即归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号。

　　页数是指一份文件的总页数。

　　盒号指档案盒的排列顺序号。

　　选择项目主要指机构或问题等。

　　归档章的项目设置与编号项目相同。需要注意的是：

　　1、填写归档章项目的字迹材料要符合档案保护要求，采用耐久性字迹材料。

　　2、加盖归档章及填写相关项目的时间一般须在归档文件编号后。

　　4、归档章一般加盖在归档文件首页上方空白处。

　　第七节 归档文件的编目

　　编目是指编制归档文件目录。

　　归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

　　件号是指室编件号。

　　责任者是指制发文件的组织或个人。

　　文号即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。

　　题名即文件标题，由责任者、问题、文种三个部分组成。

　　日期即文件的形成时间。

　　页数指一份文件的总页数。

　　备注主要用于填写归档文件需要补充和说明的情况。

　　填写归档文件目录时应使用符合档案保护要求的字迹材料。归档文件目录应单独装订成册，并编制封面。

　　第八节 归档文件的装盒

　　需要注意的几个问题：

　　1、归档文件要按件号的先后顺序装入档案盒；

　　2、归档文件目录、备考表、档案盒封面及盒脊项目要填写清楚、规范，字迹材料要符合要求；

　　3、同一事由的归档文件尽量在同一盒内；

　　4、不同年度、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒；

　　5、档案盒应采用无酸纸制作。

　　沈阳市项目档案归档文件整理规则

　　一、立卷原则

　　项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

　　二、立卷方法

　　（一）项目前期文件单独组卷

　　项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

　　（二）施工资料单独组卷

　　指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。

　　1、竣工图纸编制要求

　　①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。

　　②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。

　　③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应统一折叠，折成A4图幅。

　　⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。

　　⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处（竣工图章见附件）。

　　2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。

　　（三）监理资料单独组卷

　　指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

　　（四）声像档案单独组卷

　　声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。

　　三、卷内文件材料排列

　　（一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷） 1、 立项批复

　　2、 工程可行性研究报告及批复 3、 初步设计及批复 4、 施工图设计及批复 5、 公路建设计划

　　6、 土地预审申请、预审意见、工程占地图、勘测定界

　　图、征地数量一览表 7、 占林地意见 8、 建设用地许可证 9、 水土保持批准文件 10、 环境评价批复

　　11、 招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书 12、 该工程有关文件（涉及资金、工程变更（换填处理等施工要点）、奖罚通报等）

　　（二）施工文件（由施工单位收集组卷） 1、综合文件排列顺序 （1）总体开工报告第一页原件 （2）竣工报告、竣工说明书 （3）承包合同

　　（4）计量支付（02-1表）附原件 （5）施工总结

　　（6）竣工、财务决算表 （7）竣工表格

　　（8）质量检测评价报告（市质监站）

　　（9）交（竣）工验收鉴定书（省局、市处、区、县（市）处） 2、竣工图纸（要求放置平面图、纵断图、标准横断面图、路面结构图、拆迁表、占地表、桥涵图纸）

　　3、变更设计（附变更图纸）

　　4、开工报告（总体开工报告、分项开工报告、试验段开工报

　　告、试验段总结报告。其中路面工程按结构层组卷；桥梁工程按部位组卷）

　　5、各种试验报告及材质出厂证明（按材料类别组卷，要求存原件，如果有复印件，在备考表中注明原因及原件所在处）

　　6、计量支付统计报表（02-1表可以是复印件）、中间计量凭证 7、原始记录、自检记录（要求各种签字、签署意见完毕后刻录光盘上报，同时上报电子版卷内目录，路面工程按结构层、桩号排列组卷；桥梁工程按部位组卷，装订顺序以单公里为单位）

　　8、施工日志

　　9、交通工程及交通安全设施资料

　　10、声像资料（施工前工程原貌、施工期工程状况、工程结束后工程状况的录像及照片的光盘）

　　（三）监理文件（由监理单位收集组卷） 1.监理合同、大纲、细则、工作总结

　　2. 上级部门或项目法人下达的涉及变更及重大技术问题的文件或会议记录 3. 工程进度、计量支付 4. 质量控制等监理指令 5. 监理独立抽检资料

　　6. 各种原材料试验检测抽检资料 7.监理日志 8.声像资料

　　四、案卷编目及备考表

　　卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面在文件的右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编在右下角，或标题栏右上方；各卷之间不连续编写页号。

　　（一）顺序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件顺序，一个文件一个号；

　　（二）文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；

　　（三）责任者，应填写文件形成部门（指有法人）或主要责任者；

　　（四）文件题名应填写文件标题全称；无标题或标题不能说明文件内容的，应根据内容自拟标题；

　　（五）日期，应填写文件形成日期；

　　（六）页号，应填写每份文件首页上标注的页号；最后一份文件填写首尾页号。

　　填写以上六项内容用宋体11号字；卷内目录标题用黑体22号字。

　　备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。

　　五、案卷的装订要求

　　（一）文字材料采用三孔一线方法装订，装订时靠装订线和下

　　边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当贴补或折叠。

　　（二）案卷内不应有金属物

　　六、案卷的封面和脊背

　　（一）案卷题名应简明、准确提示卷内文件的内容。如属桥梁、隧道等工程项目，还应标明结构、部位的名称。

　　（二）立卷单位应填写文件组卷部门或项目负责部门。 （三）起止日期应填写卷内文件形成的起止日期。 （四）保管期限路面填写长期，桥梁填写永久。 （五）密级填写秘密。

　　（六）案卷封面及脊背统一采用与档案盒相同颜色的纸张打印，字体为黑体3号字。

　　六、 卷盒要求

　　档案盒的外形尺寸为310mm*220mm(长*宽)，盒脊厚度为30mm，卷盒采用国家档案局统一监制，档案盒应采用无酸纸制作。 竣工图章内容、尺寸：

　　注明：竣工图章—宋体2号字；竣工图—宋体3号字；其他内容—宋

　　体5号字。

　　卷 内 目 录

　　案卷级与文件级整理的异同点

　　两种立卷方法的异同

　　传统的文书立卷的程序是：运用文件的六个特征，把本单位形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件和编号，填写卷内文件目录，备考表和案卷封面，装订案卷。全部案卷整理完毕后，再按照保管期限——年度——组织机构问题的方法进行案卷排列并编制案卷目录。

　　改革后的具体做法是：将归档文件以件为单位进行装订，按年度——机构问题——保管期限或保管期限——年度——机构问题等方法进行分类、排列、编号、编目、装盒、填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。

　　两种立卷方法的不同主要体现在：改革后的方法对档案实行文件级管理，不编大流水页号，只将档案本身的页数注明以便检查。以卷盒作为保管单位，取消硬卷皮和软卷皮。用“归档文件目录”代替“卷内文件目录”，取消“目录号”增设“保管期限”。取消案卷目录增设归档文件目录，作为手工检查工具和移交清册。

　　两种方法的共同之处在于：无论是传统的案卷级整理还是改革后的文件级整理，都强调了文书档案的整理原则，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”。

　　两种立卷方法的优劣比较

　　（一）传统立卷方法

　　优点：

　　１、便于管理，不易散失。将文件材料装订起来，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会散失，安全性较好。

　　２、在手工检索下，便于连锁查找。由于传统方法在立卷时采用“以问题为主”，所以查找一份文件时往往能将该年度的同一类问题的所有文件都查到，这样，在对事情发生的具体时间，详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和查准率。

　　缺点：

　　１、人为因素过多。一是易造成立卷思想的不一致。传统的立卷方法是以“六个特征”为基础的，案卷能否合理兼顾特征间的关系并保持文件间的有机联系，立卷人的业务水平高低成为决定因素。二是易产生杂卷。不同立卷人会有不同的组卷效果，同一人在不同时间，对同类文件也会有不同的组卷结果。三是案卷标题拟写复杂。在案卷的标题拟写过程中，同一案卷不同人所拟写的标题会不同，而同一人在不同时间，随着业务水平的提高，考虑方法也会不一致。上述缺陷虽然可通过业务培训加以改进，但人为差异不可避免，其后果势必造成利用效率的低下。

　　２、手工劳动量大，工作效率过低。传统的文书立卷管理需要经过相关文件的归并、装订、拟题、审卷等多道工序，使许多部门的

　　文书人员和档案人员疲于读文件及费时费力的繁琐劳动。文件从办理、结束到入库上架，工作效率过低，周期过长。

　　３、利用不方便。一卷档案中有若干份文件，利用者在借阅一份文件时得整卷借出，利用者可以看到该卷中其它所有文件，既不便于携带，也不利于安全保密，由于装订太厚或装订压字等原因影响阅读与复制效果。再由于是整卷提供利用，也会导致对不必要的档案的无端损耗和泄密。

　　（二）改革后的立卷方法

　　优点：

　　１、立卷方法简单、易学、易用。由于取消案卷的概念，简化整理方法，所以便于指导，易于掌握。

　　２、由于简化了归档文件整理工作程序，减少了不必要的手工劳动和财物的投入，提高了工作效率。

　　３、提高了档案检索利用的效果。便于利用、便于插卷、便于保密，便于缩微、复印、扫描；减少了著录数据量，减少文件在利用中的间接磨损；避免因人为因素所造成的查询困难，提高查全率、查准率。

　　４、便于计算机管理。方法更适应计算机文档一体化管理，能充分发挥计算机存储量大、快速检索的优点。

　　缺点：

　　1、 易散失，不便于管理。

　　2、 对于手工检索，利用时稍显繁琐。

　　案卷级与文件级整理的异同点

　　两种立卷方法的异同

　　传统的文书立卷的程序是：运用文件的六个特征，把本单位形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件和编号，填写卷内文件目录，备考表和案卷封面，装订案卷。全部案卷整理完毕后，再按照保管期限——年度——组织机构问题的方法进行案卷排列并编制案卷目录。

　　改革后的具体做法是：将归档文件以件为单位进行装订，按年度——机构问题——保管期限或保管期限——年度——机构问题等方法进行分类、排列、编号、编目、装盒、填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。

　　两种立卷方法的不同主要体现在：改革后的方法对档案实行文件级管理，不编大流水页号，只将档案本身的页数注明以便检查。以卷盒作为保管单位，取消硬卷皮和软卷皮。用“归档文件目录”代替“卷内文件目录”，取消“目录号”增设“保管期限”。取消案卷目录增设归档文件目录，作为手工检查工具和移交清册。

　　两种方法的共同之处在于：无论是传统的案卷级整理还是改革后的文件级整理，都强调了文书档案的整理原则，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”。

　　一、目的

　　为统一中江石化35万吨/年聚丙烯装置项目文件的归档要求与整理方法，确保档案质量，特制定本规定。本规定适用于中江石化35万吨/年聚丙烯装置项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。

　　本规定所指项目文件为中江石化35万吨/年聚丙烯装置项目在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件。 二、归档要求

　　1、中江石化35万吨/年聚丙烯装置项目建设中形成的项目文件，应根据GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》的有关要求进行组卷、整理，并向业主归档移交。

　　2、归档项目文件应完整、准确、系统。应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符。

　　3、项目文件归档范围见项目管理手册《项目文件管理规定》。 三、归档项目文件的整理

　　1、项目部向业主提交归档项目文件时，须根据国家有关规定、行业规范和业主档案管理要求进行组卷整理。

　　2、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。 3、勘察文件按勘察项目组卷；设计文件按装置单元、阶段、专业组卷；合同文件（包括合同形成文件）按合同编号组卷；项目交工技术文件文字资料按SH/T3503的要求组卷；设备随机文件按台件组卷，其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷；管理性文件按问题组卷；竣工图按单项工程、单位工程、装置单元、阶段、专业图号组卷；监理文件按问题组卷。

　　4、施工图、竣工图组卷整理时需进行折叠，折叠要求为： 4.1 图纸须按照A4(297×210MM±2MM)的标准幅面进行折叠。

　　4.2 各种幅面图纸折叠前，要分别按照A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺寸(841×1189、594×841、420×594、297×420、210×297MM)进行裁制或整理修边。

　　4.3 图纸折叠须图面朝里，背面朝外，保持图纸标题栏在右下角并露出。若标题栏前边有图纸遮盖，可将遮盖部分的右下角向内作45°角折入。

　　4.4 3号图纸折叠时，先将图纸摆正，然后将左半部向右对折，再将盖在上面部分

　　的右下角向内作45°角折入。

　　4.5 2号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后自左向右进行横向正手风琴式折叠，并使右侧对齐，标题栏露在上层。

　　4.6 1号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。

　　4.7 0号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分向内折两折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。

　　5、案卷与卷内文件的排列

　　5.1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

　　5.2 勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。

　　5.3 合同案卷按年度排列，卷内文件按合同文本、合同形成文件排列，其中合同形成文件是以形成时间先后顺序排列。

　　5.4 交工技术文件文字资料按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

　　5.5 设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列。 5.6 设计文件、竣工图按专业、图号排列。

　　5.7 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。

　　6、案卷的编目 6.1 编件号与页号

　　6.1.1 有独立目录的一份文件材料称为一件。每卷中件号用阿拉伯数字从“1”开始编写，各卷之间不连续编写件号。

　　6.1.2 卷内页号用小写阿拉伯数字从1开始依次编写。

　　6.1.3 卷内有书写内容的文件材料页面，按排列顺序依次编写页号(流水号)。图纸页号用铅笔写上，其它文字材料页号用印字印上。

　　6.1.4 单面书写的文字材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号；图纸页号编写在标题栏外右下角；各卷之间不连续编页号。

　　6.1.5 印刷成册的文件材料，独立成卷的，不重新编写页号。

　　6.1.6 原来已编写页号的文件材料，若前面若干页无页号，则可以从…-2，-1，0起续上，在备考表中注明总页数…-2，-1，0～n。

　　6.1.7 卷内目录、卷内备考表不编写页号。

　　6.1.8 页号需写在距底边、侧边10MM×10MM的空白处，字高不大于5MM。 6.2 卷内目录编制

　　6.2.1 每一案卷必须有卷内目录，卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。 6.2.2 成套图纸，自成一卷的，当原目录能准确、全面反映卷内图纸内容时，在卷内目录上只填写原文件目录名称、页次等有关内容(即按一件处理)；成套图纸，一卷装不下，需要分成若干卷的，可以把原目录复印，放到各卷前面，并在原目录的备注中标明每一卷的起止位置，然后再以原目录为基础填写卷内目录。

　　6.2.3 序号：以卷内每份文件材料排列的先后顺序填写，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

　　6.2.4 文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。 6.2.5 责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。

　　6.2.6 文件题名：填写文件材料的全称。一般应照实抄录，没有的可自拟题名，外加“[]”号。

　　6.2.7 日期：填写文件材料的形成日期。

　　6.2.8 页次：填写每份文件材料首页的页号，其中最后一件填写首页与尾页的起止页号，中间用“～”连接。

　　6.2.9 备注：卷内文件材料变化时作说明用。 6.3 卷内备考表编制

　　6.3.1 每一案卷必须有卷内备考表，卷内备考表排列在卷内文件之后。

　　6.3.2 说明：填写案卷内文件材料的件数、页数、不同载体文件的数量等(见示例) 以及在组卷过程中需要说明的问题。

　　示例：文字材料2 件， 10 页，照片 10 张，电子文件2件，附图 1 张。 6.3.3 立卷人:由责任立卷人签名。 6.3.4 立卷日期：填写完成立卷的日期。

　　6.3.5 检查人:由案卷质量审核者签名，一般为项目经理。 6.3.6 检查日期:填写审核的日期。

　　6.3.7 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的编号，

　　编号后应注明档案载体形式，并用括号括起。 6.4 案卷封面的编制

　　6.4.1 案卷题名:应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等。归档外文资料的题名应译成中文。

　　6.4.2 立卷单位:填写文件组卷部门或项目负责部门。 6.4.3 起止日期:填写卷内文件形成的起止日期。

　　6.4.4 保管期限:依据DA/T28-2002划定的保管期限填写，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

　　6.4.5 密级:由业主提供。

　　6.4.6 档号: 填写档案分类号和案卷顺序号，由业主按中江石化35万吨/年聚丙烯装置《归档文件材料与档案整理细则》中的《档案分类编号规则》提供。

　　6.5 案卷脊背的编制

　　6.5.1 案卷脊背，填写档号、文件编号、案卷题名和保管期限。 6.5.2 档号、文件编号顺竖写的方向从左至右横向书写。

　　6.5.3 案卷题名从右至左竖向书写，开头空两格，题名中的专用符号及数字应顺 竖写的方向，自左至右横向书写，符号书写完毕仍恢复竖向书写。 7、案卷装订要求

　　7.1 装订前，须先将原有金属物去掉。

　　7.2 文字材料需单份装订，且沿着A4纸的长边装订。遇有表(文)头沿长边写的，应将表(文)头的一边置左侧竖向摆好后进行装订。

　　7.3 文件材料的幅面应符合国家通用的A4标准幅面。大于标准幅面的应予切边、折叠、修整，小于标准幅面的应裱糊成标准幅面。

　　7.4 交工技术文件文字资料采用整卷加纸质封面书本式装订形式，装订用胶需呈中性。图纸不装订，组卷装盒。

　　7.5 装订应牢固整齐，不得有压字、脱页现象。

　　7.6 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。 8、卷盒、卷内表格的规格及其制成材料的质量要求 8.1 案卷卷皮须采用卷盒。

　　8.2 卷盒的外表面规格为305×220MM，厚度分别为10MM、20MM、30MM、40MM、50MM、60MM。

　　8.3 卷盒采用无酸牛皮纸板双裱压制。

　　8.4 卷内目录、卷内备考表的规格统一为210MM×297MM。 8.5 卷内目录、卷内备考表应采用70g/㎡以上白色书写纸制作。

　　8.6 案卷封面、脊背标签应采用牛皮纸制作，脊背尺寸为297mm×10(20、30、40、50、60)mm。

　　9、声像材料的整理

　　9.1 纸版照片需根据GB/T11821-2002《照片档案管理规范》整理。

　　9.2 数码照片、摄像文件需根据反映的内容命名，并附说明文字，说明文字内容需包括事由、时间、地点、人物、作者等。 四、案卷质量要求

　　1、数据真实准确。

　　2、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签署认可手续完备合规。

　　3、签署不能使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写，须采用黑色碳素材料书写。

　　4、纸版案卷需标识正、副本。正本中所有文件须为原件，副本中除产品质量证明文件和合格证等可为复印件外，其他由项目部自己形成的文件不能为复印件；合格证、出厂证明等质量证明文件，因客观原因没有原件的，需有供应商在质量证明文件复印件上加盖的文件有效证明章（红章），并注明原件存放地点。

　　5、电子文件、声像文件需注明可读环境、标注可编辑或不可编辑，并保证载体的有效性与可读性。电子文件应与纸版文件一一对应。扫描形成的电子文件须以卷为单位连续扫描，格式为彩色PDF。用光盘存储时需用不可擦除型光盘。

　　6、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文。

　　7、文件编制及存储格式需符合项目管理手册《项目文件管理规定》。 五、归档审查

　　项目部在项目交工技术文件收集、编制、组卷、整理后，应依次由交工技术文件的编制方、监理机构、业主对文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，经业主验收合格后方可办理归档交接手续。归档交接手续连同审查记录全部交业主存档。 六、归档移交

　　1、项目部应在建设项目中间交接或阶段完结三个月内，将所形成的项目文件（包括纸版、电子版等各种载体的文件）进行规范整理，并经该项目负责人审定后向业主办理归档移交。

　　2、归档移交时需填写《档案资料移交清单》一式两份，并签字，同时移交EXCEL格式的《档案资料移交清单》和《卷内目录》电子版各一份。 七、附件

　　附件1卷内目录 附件2卷内备考表 附件3档案资料移交清单 附件4案卷封面式样 附件5案卷脊背式样

　　卷 内 目 录

　　卷内备考表

　　互见号：

　　中江石化35万吨/年聚丙烯装置项目管理手册 项目文件归档与整理管理规定 附件3

　　移交部门:部门负责人:移交人:移交时间:

　　接收部门:部门负责人:接收人:接收时间:

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