归档文件整理细则

　　归档文件整理细则

　　1.总则

　　1.1

　　为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》，结合我市实际情况，制定《朝阳市归档文件整理细则》（以下简称《细则》）。

　　1.2

　　本《细则》适用于全市各级机关、团体和其他社会组织。

　　1.3

　　本《细则》所指的归档文件，是立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的、具有保存价值应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2.

　　整理原则及质量要求

　　2.1

　　归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用。

　　2.2

　　归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修复,字迹模糊或褪变的文件应予复制。

　　2.3

　　整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　3.

　　整理方法

　　3.1

　　归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。下列文件在实体装订时可作为一件：

　　3.1.1

　　文件正本与定稿为一件；

　　3.1.2

　　正文与附件原则上为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；

　　3.1.3

　　原文与复制件或手抄件为一件；

　　3.1.4

　　转发文与被转发文为一件；

　　3.1.5

　　文件处理单与文件为一件；

　　3.1.6

　　来文与复文为一件。下级机关向本级机关的请示与本机关的批复为一件

　　；本级机关向同级或上级机关的请示与这些机关的复文可各为一件；

　　3.1.7

　　重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件；

　　3.1.8

　　一次会议上的若干份文件各为一件；

　　3.1.9

　　各种会议记录每一次为一件；

　　3.1.10

　　报表、名册、图册等按其本来的装订方式，一册（本）作为一件；

　　3.1.11

　　归档文件的中文文本与外文文本为一件。

　　3.2归档文件分类，是指全宗内归档文件的实体分类。即将归档文件按其来源、时间、内容和形成等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。我市归档文件采用“保管期限—年度—机构（问题）”或“保管期限—年度”等复式分类法进行分类。

　　3.2.1

　　按保管期限分类，是指根据文件的价值划定的不同保管期限对归档文件进行分类。各单位划分保管期限时，应参照《国家档案局关于文书档案保管期限表的规定》和本单位档案保管期限表的规定执行。

　　3.2.2

　　按年度分类，是指根据文件形成和处理的年度对归档文件进行分类。

　　3.2.2.1

　　文件有多个时间特征时，一般应以文件签发日期为准（即落款日期）；

　　3.2.2.2

　　机关单位的某些具体职能活动，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档；

　　3.2.2.3

　　几份文件作为一件时，判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。即正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准；

　　3.2.2.4

　　文件没有标注日期的，要通过对照等手段来考证和推断文件的准确或近似日期，并据以按年度合理归类；

　　3.2.2.5

　　有专门年度的按专门年度分类。

　　3.2.3

　　按机构分类，是指根据文件处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关序列表的规定或习惯上的顺序来排列。采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。

　　采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构，归档文件要齐全，不能缺失任何一件；以机关名义发文的文件，则归入有关机构类中；业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草的机构中，否则归入负责发文的综合机构内。

　　机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入该内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。

　　3.2.4按问题分类法，是指按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法，要求各类特点明确，不能互相包含。采用问题分类法，可以避免或减少同类文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。特别是由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。

　　在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。

　　按问题分类时要注意按照机关单位的基本职能来设置类别，类目体系力求简明合乎逻辑。文件归类应按其重要内容有规律地进行，并保持连续性。

　　3.3 归档文件的装订

　　3.3.1

　　归档文件装订前，去除原装订文件用的金属物和易变脆的塑料物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外）；对大于Ａ４纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照Ａ４纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。

　　3.3.2

　　以“件”作为保管单位的各文种和稿本的归档文件应按件为单位装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，报请文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；收文处理单放在来文前面。

　　3.3.3

　　归档文件按“件”装订。采用无酸纸套袋装（短期保管的档案材料各单位根据本单位的实际情况可不装袋）。

　　3.4 归档文件的排列

　　3.4.1

　　归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。最低一级类目，是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，如按“保管期限—年度—机构”分类的，机构即为最低一级类目。会议材料、统计报表、非诉讼档案、刊物等成套性文件可集中排列。同一事由的关系密切的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。

　　3.4.2

　　同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要排列。

　　3.4.3

　　不同事由的归档文件排列，可按不同事由形成的时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，还可按事由的具体的共同属性排列。

　　3.4.4

　　对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在当年最低类目的最后，在归档文件目录备注栏中注明“此件与Ｘ件为同一事由”。

　　3.5 归档文件编号

　　3.5.1

　　归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识号。归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容，归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。

　　3.5.2件号为文件的排列顺序号。件号又分室编件号和馆编件号两种。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“１”开始标注，逐件流水编号。类目与类目之间件号不连编。馆编件号进档案馆时按档案馆要求编写，档案室暂不填写。

　　3.5.3

　　归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号、页数等项目（见图１）。

　　全宗号：是指同级档案馆给立档单位编制的代号。

　　年　度：是指文件形成年度，以４位阿拉伯数字标注公元纪年，如“２０００”。

　　保管期限：是指归档文件保管期限的简称，直接标“永久”、“长期”、“短期”。

　　机构（问题）：是指分类方案类目的机构（问题）名称或规范的简称。不分机构（问题）的立档单位此项不用填写。

　　件　号：见３.５.２项。

　　页　数：是指此“件”归档文件的有效页数。

　　3.5.4

　　归档章的格式为长60mm，宽32mm。归档章设置的项目有全宗号、年度、室编件号、页数、机构（问题）、保管期限、馆编件号等项。在填写这些项目时应按归档章内容项目刻成印章，直接加盖在归档项目栏内，杜绝手写。各项在归档章中的位置不得打乱，以适应标准化的需要，便于档案的管理和利用。

　　4.

　　归档文件的编目

　　4.1归档文件的编目是指编制归档文件的目录，归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目（见图2）。具体录入要求如下：

　　件 号：录入室编件号。

　　责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用简称，不能使用“本局”、“本部”等简称。

　　文

　　号：是指文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，录入文号要照实抄录，不能省略。

　　题名：即文件标题，录入目录中的题名应照实抄录。文件没有题名或标题不规范、含义不清，不能全面反映文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟写或补充题名之外加“[

　　]”号。重要的会议记录重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。对于以个人名义形成的领导人讲话、经验介绍等材料应在题名后加“（）”号，注明有关人员姓名。

　　日 期

　　:是指文件的形成时间，具体录入日期应用4位阿拉伯数字写明年度，用2位数字分别填写月、日；对没有落款的文件材料，应根据文件内容加以考证后填写。填写年月日的格式为：20030808；也可将月、日的数字回行填写：2003

　　0808页数：页数项录入一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。几份文件作为一件时，应将构成该件的文件编写页码作为该件的页数。

　　备

　　注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。

　　4.2

　　归档文件目录用纸幅面采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm），全市原则上采用竖式归档文件目录，要求是微机打印的。盒内文件目录置于盒内文件前面，对盒内文件逐件登记。

　　4.3

　　归档文件目录应单独装订成册。各机关单位，可按不同保管期限装订三本目录，每本目录中通过在目录表格的左、右肩分别标注“保管期限”、“机构（问题）”名称来区分。

　　4.4

　　归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，采取“保管期限—年度”分类法的单位可不设置机构（问题）项（见图3）。

　　5．

　　装

　　5.1

　　装盒包括将归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

　　5.1.1装盒时，应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。注意不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）时，不同机构（问题）形成的归档文件不能放入同一档案盒。

　　5.1.2

　　档案盒封面、脊背的填写，应统一标准，杜绝手写。档案盒按照摆放方式的不同可分为竖式和横式两种。同一机关档案部门，两种格式只能选用一种。档盒的封面应在双横线上标明全宗名称（即立档单位名称，见图4）。

　　盒脊各项目填写要求，以全宗号为98的某局党群类2004年形成的一盒永久档案为例（见图5）。

　　全宗号：使用阿拉伯数字。

　　年 度：使用四位阿拉伯数字。

　　保管期限：一般以汉字全称表示，如“永久”、“长期”、“短期”。

　　机构（问题）：按分类方案中的类名填写，可用通用简称。

　　起止件号：填写盒内排列最前面和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”连接。档案室只填写室遍件号。

　　盒

　　号：指档案盒的排列顺序号，在档案移交进档案馆时按档案馆要求编制，档案室暂不填写。

　　5.1.3备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图6）。归档文件在机关档案部门保存阶段如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明。

　　盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件的齐全完整程度，文件本身的状况等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件需说明内容较复杂，目录备注项中加“*”号标示后，在此加以说明。

　　整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。

　　检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　日

　　期：填写该盒归档文件整理完毕的日期。

　　本实施细则从发布之日起施行。本实施细则解释权属朝阳市档案局。过去与本实施细则不一致的规定和办法同时废止。

　　附件：1、文书档案归档范围及保管期限

　　2、归档文件目录

　　3、备考表

　　4、档案盒封面及脊背

　　附件2

　　归 档

　　文 件 目

　　录

　　年度.保管期限.盒号

　　件号

　　责任者

　　文号

　　题

　　名

　　日 期

　　页数

　　备注

　　1

　　@@县

　　@@@@

　　@@县@@@2004年工作计划

　　20040201

　　10

　　注：责任者：文件形成的组织或个人；文号：文件的发文号，没有文号的不填；题名：文件的标题。

　　附件3

　　备

　　考 表

　　盒内文件情况说明：

　　整理人：

　　检查人：

　　年

　　月 日

　　附件4：档案盒封面及脊背

　　@@县@@@@@@@@

　　全宗号

　　年

　　度

　　2004

　　保管期限

　　永 久

　　问

　　题

　　党务工作

　　起

　　止

　　件

　　号

　　室编件号

　　1——10

　　馆编件号

　　盒

　　号

　　1

　　卷盒封面